Länsimaisessa yhteiskunnassa aika rytmittää elämäämme, halusimme sitä tai emme. Ajankäytön hallinta on olennaista niin työssä selviytymisessä kuin elämässä yleensä. Ajankäyttöä kannattaa suunnitella, koska ajankäytön hallinta antaa hallinnan tunteen elämään ja lähitulevaisuuteen. Lääkärikoulu varustaa meitä tiedoin, taidoin ja asentein, mutta yliopistossa ei ehditä – eikä pystytä – paneutumaan käytännön työtehtävien ja työajan organisointiin. Alasta ja työpaikasta riippumatta valmistunut lääkäri joutuukin pohtimaan työtapojansa ja opettelemaan tekemisensä organisointia aina kokonaistyöajan käytöstä yksittäisen vastaanottotilanteen hallintaan. Kaikkea ei tarvitse kuitenkaan omaksua omien kokeilujen kautta, vaan kollegojen esimerkkejä kannattaa katsella ja ottaa vinkeistä vaariin.
Mitä terveyskeskuslääkärin töihin sisältyy?
Terveyskeskuksen lääkärin työpäivässä vastaanotto tai muu potilastyö on perusta, johon muut tehtävät liittyvät; teemmehän töitämme potilaiden terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseksi (Kuvio 1). Epikriisin lukeminen on potilaan asian hoitamisen kannalta yhtä olennaista kuin laboratoriovastausten tarkastaminen ja hoitopäätösten teko sekä niiden välittäminen eteenpäin. Lounas- ja kahvitauot kuuluvat olennaisina työpäivään, koska nälkäinen, janoinen tai väsynyt lääkäri voi tehdä kehnoja päätöksiä. Harva lääkäri pystyy toimimaan tehokkaasti yksin, minkä vuoksi epämuodollinen kanssakäyminen lounasaikaan ja kahvitauoilla on työtä siinä missä muodollisemmat työkokoukset ja toimipaikkakoulutuksetkin.
Jos lääkärin työ terveyskeskuksessa tuntuu kaoottiselta, syyttävä sormi kääntyy usein osoittamaan työnantajaa tai lähiesimiestä työnantajan edustajana. Esimiehillä on vastuu työn sujuvuudesta ja he vastaavat annettujen voimavarojen puitteissa myös siitä, että potilaat saavat palveluita. Lähiesimies määrittelee, toivottavasti yhteisymmärryksessä jokaisen kanssa, ns. sektoritöiden ja muiden töiden määrät. Hän ei todennäköisesti ehdi kuitenkaan seuraamaan, millä tavoin käytännössä toimitaan. Viime kädessä vastuu työajan organisoimisesta annettujen raamien sisällä on jokaisella itsellään. Työsuunnitelmaa laadittaessa kannattaa ottaa huomioon ainakin kuviossa 1 esitettyjä asioita.
Kuvio 1. Lääkärin työpäivän töitä terveyskeskuksessa.
Vastaanottotilanne
Uran alkuvaiheessa lääkärin työtavat hakevat muotoaan: rutiinit puuttuvat, toimintaympäristö on uusi, hankitun tietämyksen ja osaamisen soveltaminen vaatii aikaa ja kun vielä potilaatkin ovat kaikki tuntemattomia, vastaanottojen pitäminen aikataulussa on oikea haaste. Vastaanottoaikojen pituuden räätälöinti lääkärin kokemuksen ja osaamisen mukaan auttaa tavallisesti. Joskus saattaa olla paikallaan kerrata vastaanottotilanteen rakennetta ja sitä, mitä vastaanotolla pitäisi tapahtua. Niin sanottu Calgary-Cambridge-malli on havaittu toimivaksi [tähän NL 1-16 QR 1.eps]
Jokaiseen mallin viidestä vaiheesta liittyy erityistä osaamista, joiden hallinta sujuvoittaa vastaanottotilannetta. Varteen otettava vaihtoehto on oman tutorlääkärin vastaanoton analyyttinen seuraaminen.
Vastaanottotilanteen vaikein vaihe on päätöksenteko. Mihin suuntaan edetään, mitä tutkitaan, mitä jätetään tutkimatta, miten hoidetaan, kuka hoitaa ja missä, vai jäädäänkö seuraamaan. Tavallisesti potilaalla on huolen aiheena useampi kuin yksi ongelma. Monet ongelmista ovat vielä sellaisia, etteivät ne ole ehtineet tulla tutuiksi opintojen aikana, epämääräisiltä tuntuvia oireita ja kroonisten sairauksien seurantaa ja hoidon säätöä. Vaikka tutorlääkäri auttaa ongelmatilanteissa, päätöksiä on tehtävä jokaisen potilaan kohdalla. Terveyskeskustyössä on kuitenkin yksi olennainen ero sairaalan poliklinikkaan verrattuna: potilaan ongelmia ja asioita ei tarvitse ratkoa yhdellä kerralla, eikä se usein ole edes mahdollistakaan. Yksi toimiva malli on jäsentää mielessään potilaan ongelmat ja priorisoida ne kuviossa 2 esitetyn matriisin avulla. Olennaista on, että lääkäri yhdessä potilaan kanssa laatii jatkosuunnitelman, mutta suunnitelmalla voi olla useita muita toteuttajia riippuen asian luonteesta ja kiireellisyydestä. Sekä lääkärin että potilaan elämä on helpompaa, jos mahdollisen jatkokäynnin aika varataan jo vastaanottotilanteen yhteydessä.
Kuvio 2. Vastaanottotilanteessa asioitten hoitamiseen liittyvää päätöksentekoa helpottava matriisi.
Miten työpäiviä sujuvoitetaan?
Kantava periaate terveyskeskustyössä on, että potilaita hoidetaan käytettävissä olevan työajan puitteissa. Aika on aina rajallista ja julkisen terveydenhuollon palveluiden kysyntä ylittää säännönmukaisesti tarjonnan. Tarjonnan lisääminen puolestaan lisää kysyntää. Siksi maailma ei muutu juurikaan paremmaksi sillä, että työpäivään kuuluvia asioita hoidetaan iltaisin tai viikonloppuisin. Näin toimittaessa varastetaan aikaa ”henkilökohtaisesta aikapankista” ja työmotivaatiota saattaa kärsiä.
Tulevan viikon ohjelmaa kannattaa vilkaista etukäteen; milloin on päivystysvuoro, milloin voi tarvittaessa venyttää työpäivää, milloin on pakko päästä lähtemään ajoissa, ja milloin on laadittava lausuntoja. Kunkin päivän paperityötkin kannattaa suunnitella ennakkoon esimerkiksi uusittavien reseptien määräaikojen mukaan. Tällöin työpäivän aikana ilmaantuneet pienetkin tauot voidaan täyttää kullekin päivälle kuuluvilla välttämättömillä töillä. Kun työt on priorisoitu, tulee tehneeksi tärkeät työt ajallaan, suuremmin stressaamatta. Töitten priorisoinnissa voidaan käyttää esimerkiksi omaa ajanvarauskirjaa, työsähköpostin kalenteria tai varta vasten tehtyä muistilistaa.
Päiväkohtainen suunnitelma, johon pystyy itse vaikuttamaan, rytmittää päivää ja lisää hallinnan tunnetta. Niin kauan kun asiantuntija pystyy itse päättämään asioiden hoitamisen järjestyksestä tai määrästä, hän todennäköisesti selviää stressittä, vaikka asioita olisi runsaasti. Ennakkoon sovittu tavallista pidempi työpäivä ei tunnu ollenkaan samalta kuin se, että joutuu perumaan sovitun menon työpäivän yllättävän venymisen vuoksi.
Ammatillisen uran alku ajoittuu useimmilla perheen perustamisen ja lasten hankkimisen yhteyteen. Koska lapset on haettava hoidosta määräaikaan mennessä, työpäivän pituudesta ja sisällöstä kannattaa sopia lähiesimiehen kanssa jo ennen työskentelyn aloittamista. Iltapäivän viimeiselle tunnille ei esimerkiksi kannata varata vastaanottoaikoja, vaan työpäivän loppu kannattaa käyttää sellaisiin töihin, jotka voivat tarvittaessa odottaa seuraavaan päivään.
Potilaan asioiden hoitaminen mahdollisuuksien mukaan jo vastaanoton tai saman työpäivän aikana sujuvoittaa ajan käyttöä, koska samoihin asioihin ei tarvitse perehtyä erillisellä ajalla uudelleen. Silti toimistoajalle riittää yleensä tekemistä, kun sen aikana paneudutaan kuvion 1 vihreissä pallukoissa esitettyihin asioihin. Kokosimme taulukkoon 1 (seuraava sivu) myös muita vinkkejä työpäivän sujuvuuden edistämiseksi.
Toimistoaika ja työkokoukset
Toimistoajalle kasaantuu tyypillisesti sekalainen joukko asioita hoidettavaksi ”paremmalla ajalla”. Tehtävälistan asioihin tarttumiseen tarvitaan kuitenkin energiaa. Ihmisellä (myös lääkärillä) on taipumus tehdä asiat helpoimman kautta. Tämän vuoksi monet aloittavat toimistoajan työt rutiinimaisista tehtävistä, jolloin kiireellisemmät, mutta enemmän paneutumista edellyttävät tai vähemmän kiireelliset, mutta esimerkiksi työn sujumisen kannalta keskeiset asiat, saattavat jäädä tehtäväjonon hännille. Toimistoajan asioiden tietoinen luokittelu voi auttaa tässä (Kuvio 3). Luokittelua helpottaa, kun jokaisen asian kohdalla pohditaan ensin ”miksi tämä asia pitää tehdä” ja sen jälkeen vasta” mitä asialle pitää tehdä”. Näiden perusteella useimmat asiat voidaan sijoittaa kuvion 3 mukaisesti omaan laatikkoonsa.
Kuvio 3. Toimistoajan töitten luokittelu.
Toimistoajan alussa kannattaa työstää tärkeää ja aikaa vaativaa tehtävää eteenpäin, vaikkei se kerralla valmistuisikaan. Sen jälkeen loppuaika varataan nopeasti hoidettaville tärkeille asioille ja sitten vasta rutiineille. Neljännen laatikon asioita tehdään, jos ehditään. Tämän laatikon asioilla on taipumus siirtyä myöhemmin kenttiin 1-3, mutta siellä on tyypillisesti myös asioita, jotka aika hoitaa. Toimistoajan sijoittamista työpäivän eri osiin kannattaa kokeilla.
Työpaikan henkilöstön yhteiset kokoukset ovat työn sujumisen kannalta erittäin tärkeitä; hiljaista tietoa vaihdetaan ja asioista sovitaan yhteisesti. Vieläkin olennaisempaa on osallistua työkulkujen sujuvoittamiseen tähtäävään kehittämistyöhön, jossa ”ulkopuolisin silmin katselu” muutaman ensimmäisen kuukauden ajan on kaikkien kannalta hyödyllistä.
Mihin työaika käytetään?
”Sitä mitä et ole mitannut, sitä et voi muuttaa ja seurata”. Tämä pätee myös lääkärin työviikkoon. Yleensä lääkärien työt terveyskeskuksissa on rytmitetty viikon jaksoihin. Siksi suunniteltua ja toteutunutta viikkoaikataulua analysoimalla on mahdollista tehdä korjausliikkeitä. Valmiin työsuunnitelman lisäksi tarvitaan vain erillinen päiväkirja toteutuneen ajankäytön kuvaamiseksi.
Tuloksia kannattaa käsitellä vertaisryhmässä esimerkiksi tutor-tunnilla tai kahden kesken nimetyn ohjaajan kanssa. Yhteisesti pohdittavia näkökulmia on esitetty taulukossa 2. TAULUKKO
Muutoksen kohteeksi kannattaa ottaa yksi konkreettinen asia kerrallaan ja toteuttaa se. Jonkin ajan kuluttua viikkosuunnitelman toteutumista kannattaa tutkailla uudelleen ja pohtia miten muutoksen toteuttaminen onnistui ja ryhtyä jälleen uusiin toimenpiteisiin.
Ennakointi
Kokemus on osoittanut, että potilaan käyttämän vakituisen lääkityksen kirjaaminen sujuvoittaa seuraavia vastaanottokertoja. Lisäksi potilaan kanssa yhteisesti sovitun jatko(hoito)suunnitelman kirjaaminen potilaan ymmärtämällä tavalla tukee suunnitelman toteutumista. Hoitosuunnitelma kannattaa kirjoittaa ja tulostaa potilaalle vastaanotolla, vaikka merkinnät muutoin saneltaisiinkin. Näin voidaan välttyä ylimääräisiltä yhteydenotoilta ja myös muut työntekijät tietävät ennen sanelun valmistumista, mitä potilaan kanssa on sovittu.
Lääkärin työhön kuuluvat yllätykset ja ennakoimattomat tilanteet myös muualla kuin päivystyksessä. Esimerkiksi potilas saattaa pyörtyä kesken vastaanoton, 50 reseptiä tulee yllättäen uusittavaksi kollegan sairastumisen vuoksi tai koululta ilmoitetaan, että vakavassa kriisissä oleva nuori tulee perheineen iltapäivän ainoalle vapaalle ajalle. Yllättävissä käänteissä tarvitaan innovatiivisuutta, tiimityötä ja usein myös päiväohjelman organisoimista uudelleen. Esimerkiksi ennalta sovittu seurantakäynti saatetaan joutua perumaan, jotta työpäivään saadaan riittävästi aikaa nuoren kriisissä olevan potilaan tilannearviolle. Yllättäviä tilanteita on kuitenkin helpompi hallita, jos niihin valmistaudutaan ennakkoon, vaikka mentaalisesti. Muusikoilla ja urheilijoilla on tapana käydä mielessään suorituksiaan lävitse etukäteen. Yhtä hyvin lääkäri voi miettiä ennakkoon toimintamalleja mahdollisten yllättävien tilanteiden varalle.
|
Vihjeitä työpäivän sujuvoittamiseen
|
Muita vinkkejä ajanhallintaan:
- ABC: To< do -lista
- Kehitä aivojesi käyttötaitoja osa 1
- Kehitä aivojesi käyttötaitoja osa 2
- Torfinn Sloenin 5aDay-ajankäytönhallinta
Teksti
Arja Helin-Salmivaara
koulutusylilääkäri
HUS:n perusterveydenhuollon yksikkö
arja.helin-salmivaara@hus.fi
Satu-Maaria Walle
koulutusylilääkäri
Espoonlahden terveysasema
satu-maaria.walle@espoo.fi
Kirjoittajien sidonnaisuudet:
AHS: Suomen yleislääketieteen yhdistyksen hallituksen varajäsen.
SMW: Omistaa Orion Oyj:n osakkeita, Suomen Lääkäriliiton professiovaliokunnan jäsen.
Kuvitus: Nico Vehmas