Ensimmäinen Apotin käyttöönotto tapahtui Peijaksen sairaalassa 10.11.2018, ja Apotin käyttö on sen jälkeen laajentunut HUSin alueella vuonna 2020. Julkisuudessa Apotin mainostetaan sujuvoittavan potilastyötä, mutta kaikki liikkeellä olevat huhut eivät tue annettua julkisuuskuvaa. 

Tämän takia Nuori Lääkäri -lehti pyysi kollegoita kertomaan kokemuksiaan Apotti-potilastietojärjestelmästä. Vastauksia tuli vain neljältä henkilöltä, joista yhtä lukuun ottamatta kaikki halusivat pysyä jutussa anonyymeina. Tässä kirjoituksessa kaikkia kommentteja käsitellään anonyymisti. 

Millaisia kokemuksia Apotista sitten on? 

Apotti.fi-sivulla kerrotaan, että “Apotti-järjestelmä parantaa potilas- ja asiakasturvallisuutta ja hoidon laatua muun muassa parantamalla lääkitysturvallisuutta. Julkisen keskustelun ja lehden saamien viestien mukaan lääkitysturvallisuus on kuitenkin ollut kaukana lääkelistan vaikeakäyttöisyyden vuoksi. Ohjelman lääkeosiota kuvaillaan sekavaksi ja sen opettelua aikaa vieväksi. Potilaan oikeasta lääkelistasta on ollut vaikea saada käsitystä. PKV-lääkehaku on erittäin vaikea löytää”, eräs kollega täydentää ja jatkaa: “Yksittäisen reseptin uusiminen saattoi viedä aikaa jopa puoli tuntia, kun ohjelmisto jumitti.” 

Myös varovaisen positiivisia kommentteja saatiin. Rakenteista reseptiä kuvailtiin työtä nopeuttavaksi, kun sitä oppi käyttämään. ”Lääkeosio on osittain vaarallinen ja sen pitää muuttua”, yksi kollega kommentoi, mutta kertoi samalla, että osio tuleekin paranemaan seuraavassa käyttöönotossa. 

Lääkelista ei ole ainoa kriittistä palautetta saanut osio Apotissa. Kanta-arkiston kerrotaan toimivan Apotissa huonosti. Aikaa kuluu myös siihen, että potilaiden tiedot ovat vanhassa potilastietojärjestelmä Uranuksessa, minkä vuoksi kahta ohjelmaa käytetään rinnakkain vielä pitkäänMyöskään rakenteinen kirjaaminen ei toimi toivotulla tavalla. ”Päädyin itse lopulta sanelemaan kaikki tekstit. Lausuntojen tekeminen on ihan oma lukunsa”, kollega kiteyttää. 

Apotti.fi-sivua lainaten: “Apotin tavoitteena on, että sote-ammattilaiset saavat käyttäjäystävällisen työkalun, joka sujuvoittaa työtä ja ohjaa parhaisiin käytäntöihin. Tämä askel on joidenkin mielestä tuntunut kompastuvan jo perehdytykseen, joka viestien mukaan on ollut riittämätöntä ja jonka lisäksi on jatkuvasti opeteltava lisää kikkoja. Erään kollegan mukaan ohjeet ovat olleet haastava suo eivätkä kirjalliset perehdytysmateriaalit ole riittävästi tukeneet käytännön työtä.  

Apotti-tukihenkilöiden olemassaolo on koettu välttämättömäksi, mutta toisaalta heidän osaamisensa on koettu olleen vaihtelevaa. Erityisesti lääkäritukihenkilöiden vaje on vaikeuttanut käyttöönottoa. Toisaalta yksi toimitukselle vastannut kertoi, että muutosjohtaminen on hänen yksikössään onnistunut, mikä on auttanut ohjelman käyttöönottoa.   

“Epäintuitiivinen, ikään kuin peli”, kuvailtiin kommenteissaErään kokeneen kollegan mukaan joitain parannuksia on tehty ja aivan toimimattomia asioita korjattu, mutta monet yksinkertaisetkin asiat ovat monimutkaisten reittien takana, ja niiden oppiminen vaatii paljon toistoa. “Labyrinttimaiselta polulta ei kannata eksyä, tai asiaa ei välttämättä tule tehtyä lainkaan.”   

Viestien mukaan käyttäjänäkymät vaihtelevat sekä ammattilaisten että myös työpisteiden välillä, ja jokainen näkymä on opeteltava erikseen. Tämän vuoksi potilaiden siirtymiset ovat hitaita, sillä kaiken tiedon siirtyminen potilaan mukana seuraavaan paikkaan ja seuraavaan näkymään täytyy varmistaa erikseen. Kirurgisilla aloilla tämä korostuu, sillä työpisteet vaihtelevat poliklinikoista leikkaussaleihin. Viestien mukaan Apotin käytön sujuvuus vaihtelee erikoisaloittain. Ilmeisesti helpointa on konservatiivisilla, suppeilla aloilla.  

Erityisesti alussa selkeää hidastumista kuvataan tapahtuneen poliklinikkatyössä. “Nyt, kun olen ollut sellaisessa paikassa töissä, jossa Apotti ei ole käytössä, on työtehoni lähes tuplaantunut”, eräs kollega kertoo. Toisen kollegan mukaan myös työskentelytavat ovat muuttuneet: “Lääkäri tilaa ja aikatauluttaa itse kaikki tutkimukset, se on aika ärsyttävää sihteerin työtä. 

Parannuksiakin on koettu olleen aiemmin käytössä olleeseen Uranukseen verrattuna. “Kun saadaan jatkossa erilaiset kyselylomakkeet potilaille Maisan kautta ja tiedot tuotua suoraan Apottiin, moni asia nopeutuu entisestään”, kollega kommentoi. Maisa eli Apotin asiakasportaali on sähköisen asioinnin väylä ammattilaisen ja kansalaisen välillä. Lisäksi käytössä on työkori, joka mahdollistaa asioiden hoitamisen ilman varattua aikaa sekä mahdollisuus lähettää viestejä ammattilaisten kesken. 

Helmikuun 24. päivä avattiin sivusto apottikokemus.fi, joka tarjosi kaikille anonyymin mahdollisuuden kertoa kokemuksistaan Apotista. Sivusto jäädytettiin reilua vuorokautta myöhemmin, mutta avattiin pian uudelleen. Ilmiön huomasi myös Helsingin Sanomat, joka alkoi keräämään kokemuksia sivuillaan. 

Uskaltaako Apotista antaa palautetta? Kaikki Nuori Lääkäri -lehden saamat viestit kertoivat samaa: ei hyvää eikä pahaa saa puhua. Osa viestin lähettäneistä oli toiveikkaalla mielellä odottaen ohjelman parantuvan, mutta eräs kollega mietti omaa jaksamistaan eläkeikään asti. 

Apotti kehittämispäällikön silmin 

Apotti-järjestelmästä on syntynyt voimakas keskustelu, jossa sekä järjestelmän puolestapuhujat että vastustajat kokevat jäävänsä paitsioon. Monet ovat kokeneet, ettei järjestelmästä saa puhua lainkaan. Nuori Lääkäri -lehti haki keskusteluun mukaan Apotti-hankkeen kehittämispäällikkö lääkäri Tinja Lääverin. Saako Apotista puhua? 

“Asiallinen ja rakentava kritiikki voi jäädä jalkoihin, eikä kyse ole yleensä muutosvastarinnasta vaan halusta tehdä muutosta”, Tinja kommentoi yleistä keskustelua. Palautetta järjestelmästä on kerätty ja asiantuntijat seulovat tärkeimpiä annettuja kehittämisideoita. 

“Emme ehkä ole osanneet kertoa tarpeeksi siitä, mitä on korjattu”, Tinja kertoo viestinnästä ja jatkaaJärjestelmään on tehty paljon muutoksia, jotka on listattu nähtäville tukiportaaliin.“ Viestintää on Tinjan mukaan jatkuvasti parannettu, ja hän arvelee, että loppukäyttäjä ei välttämättä ole huomannut korjattua muutosta tai on löytänyt toisen tavan käyttää järjestelmää.   

Kehittämistyöhön on Apotti-hanke ostanut työaikaa. Jo neljän vuoden ajan työskennelleiden Apotti-asiantuntijoiden työajasta noin 50% on varattu kehittämistyöhön, ja heitä on ollut yhteensä 70. “Asiantuntijoissa on ollut noin 30 lääkäriä, ja heidän tehtävänsä on hakea loppukäyttäjien ja johdon yhteistä näkemystä järjestelmästä”, Tinja kuvailee asiantuntijoiden roolia. Lisäksi jokaisella erikoisalalla oli kahden vuoden ajan omat aiheasiantuntijat, joiden työajasta 20% oli varattu kehittämistyöhön. Myös tämän työajan Apotti-hanke maksoi.   

“He ovat olleet hyvin sitoutuneita työhönsä. Heistä osa rakentaa sisältöä omalle erikoisalalleen, ja he ovat opetelleet tekemään muutoksia, mutta eivät ole vielä ehtineet tekemään kaikkea”, Tinja kuvailee. Aiemmin esimerkiksi Effica-potilastietojärjestelmään liittyen on ollut perinteenä, että työyhteisössä on Effica-tukihenkilöt, ja nyt Apotti jatkaa tätä perinnettä. 

Tämänhetkisestä potentiaalista on käytössä noin 20%”, Tinja arvioi Apotin mahdollisuuksia ja kertoo, että Apotti on jatkuvasti kehittyvä järjestelmä, jonka viilausta ei ole voitu tehdä loputtomiin ennen käyttöönottoa. Käyttö osoittaa kehittämisen tarpeen, ja vielä on työtä edessä: järjestelmään on tulossa hoitopolut ja erikoisalojen materiaalia. Tinjan mukaan Apotti on teknisesti hyvin mukautettava. Pääsääntöisesti muutoksia voi tehdä Apotti tai jopa lääkärit itse, vaikkei ihan kaikkea voida tietenkään tehdä.  

Käyttäjät voivat luoda omia mallipohjiaan ja suosikkeja. “Esimerkiksi tietyille tyyppipotilasryhmille voidaan tehdä omia suosikkeja, ja vastaanoton lopuksi potilaan tekstin ja määräykset saa valmiiksi vain muutamalla klikkauksella”, Tinja kertoo. Työn nopeuttaminen edellyttää nopeuttavien työkalujen käyttöönottoa, ja niiden rakentaminen ja miettiminen vie aikansa. “Suosikkeja käyttäneet kollegat ovat olleet järjestelmään tyytyväisimpiä.” 

Näkymä on erilainen ympäristöstä riippuen, koska jokaiseen ympäristöön optimoidaan juuri kyseiseen ympäristöön sopivat työkalut. Tässä vaiheessa palataan hankkeen alkuun vuoteen 2012. Aluksi kilpailutuksessa oli mukana kuusi, seuraavalla kierroksella neljä ja lopuksi kaksi ehdokasta: Epic ja Cerner. Lopussa järjestelmiä arvioitiin käyttäjätesteillä ja sen perusteella, minkä verran järjestelmää voisi muokata. “Mietittiin, minkä verran järjestelmällä on tarjota erilaisissa ympäristöissä ja esimerkiksi leikkaussaleissa tai kardiologisten toimenpiteiden osalta”, Tinja kuvailee prosessia. Tässä arviointivaiheessa oli mukana 200 loppukäyttäjää, joiden mielestä Apotti oli järjestelmistä parempi.  

Kilpailutusta arvioi myös markkinaoikeus, jonka mielestä tilanteessa ei ollut epäselvää, ja Apotti valittiin. Vuonna 2016 alkoi Apotin kääntäminen Suomen oloihin. Kustannukset ovat Tinjan mukaan 10 vuoden ajanjaksolle 700 miljoonaa. Huhu 1.2 miljardin kustannuksista ei Tinjan mukaan liity Apottiin, ja hän epäilee sen liittyneen mahdollisesti toiseen hankkeeseen. 

Kyse on myös uusien toimintatapojen ja työskentelykulttuurin kehittämisestä: “Halutaan, että kirjaukset ovat aiempaa parempia, mikä edistää potilasturvallisuutta ja auttaa raportoinnissa.” Hyvänä esimerkkinä Tinja mainitsee, että jatkossa määräyksen ‘osaston tavalliset’ voi määritellä hyvinkin tarkkaan tekemällä valmiita määräyspaketteja. Hän muistuttaa, että valmiit kirjoituspohjat nopeuttavat työskentelyä. Jatkossa myös potilaat voivat Apotin asiakasportaali Maisan kautta tuottaa entistä enemmän tietoa, mikä vähentää sekä lääkärien että sihteerien kirjaamista. Tavoitteena Tinjan mukaan on, että esimerkiksi verenpainetulokset potilas voisi itse syöttää suoraan järjestelmään.   

Entä se kuuluisa lääkelistaTinja myöntää, että siinä on vielä kehitettävää. Hyviä puolia Tinjan mukaan on se, että järjestelmä on jo tunnistanut virheitä lääkkeiden jaossa, mutta hän ymmärtää, ettei se suoraan näy lääkärin työssä. “Lääkitys on turvallisuuskriittistä ja kaikki siihen liittyvät muutokset on arvioitava tarkkaan ja niiden vaikutukset on mietittävä huolellisesti”, Tinja kertoo lääkitykseen liittyvästä kehitystyöstä. “Hyvää on se, että jos Apotista lopettaa lääkkeen, se myös loppuu Kannasta, mutta huonoa on, ettei Kannassa oleva reseptitieto ole rakenteista”, Tinja punnitsee lääkitykseen liittyviä asioita.    

Perehdytystä järjestelmän käyttöön saa jokainen loppukäyttäjä keskimäärin yhden päivän mittaisen koulutuksen. Tinja myöntää, ettei Peijaksessa koulutus ole onnistunut riittävän hyvin, ja sanoo perehdytyksen parantuneen sittemmin. “Ongelmana oli myös se, etteivät tukihenkilöt osanneet tarpeeksi Peijaksessa, mutta he ovat sittemmin oppineet ja ovat Jorvissa olleet paljon kokeneempia.” 

Perehdytyskurssilla ei ole tarkoitus eikä toisaalta mahdollistakaan käydä lävitse kaikkea, ja tukihenkilöiden rooli on auttaa alkuun. Tinja muistuttaa osallistumaan myös käyttöönoton jälkeisiin perehdytyksiin käytön sujuvoittamiseksi. Perehdytys on esimiehen vastuulla, mutta se ei poista työntekijän eikä tietysti Apotti-hankkeen vastuuta. “Opetin aikoinani Uranuksen lääkelistaa kahden tunnin ajan per lääkäri”, Tinja muistelee ja huomauttaa, että tänä päivänä kyseisen järjestelmän lääkelistan käyttö sujuu aloittelijaltakin helposti. “Kun työyhteisö osaa järjestelmän käytön, niin se tukee myös yksilön osaamista.” 

Lopuksi Tinja kannustaa kehittämistyöhön ja vinkkaa, että kannattaa tehdä itsensä työyhteisölle korvaamattomaksi opettelemalla järjestelmän käyttö hyvin. “Tie on olettamaani pidempi, mutta tiedän, että tästä tulee hyvä!” Tinja rohkaisee. “Lääkäreille on kohdennettu työaikaa kehittämistyöhön, ja heidän kauttaan tätä järjestelmää kehitetään.”  

Entä saako Apotista puhua? “Pitää puhua! Muuten järjestelmää ei osata korjata oikeaan suuntaan”, Tinja vastaa ja kannustaa antamaan rakentavaa kritiikkiä.  

 

Tinja Lääveriä haastateltiin korona-tilanteen vuoksi puhelimitse. 

Nuori Lääkäri -lehti kiittää saaduista viesteistä ja kannustaa avoimeen keskusteluun kaikkien osapuolien kesken.  

 

Sonja Aukee
Puheenjohtaja
NLY:n edunvalvontavaliokunta