Tarvittava määrä artikkeleita on julkaistu vertaisarvioijien ajoittaisesta vastustuksesta huolimatta. Tyhjän paperin kammon, temppuilevan viitteidenhallintaohjelman ja yleisen ahdistuksen siivittämä yhteenvedon työstäminenkin on vihdoin saatu päätökseen. Väitöskirja projekti tuntuu hetkellisesti selätetyltä. Tunne jää valitettavasti turhan monella tohtorikoulutettavalla hetkelliseksi, sillä vielä pitää selvitä yliopiston byrokratiasta, itseplagioinnin välttämiseen liittyvistä lainalaisuuksista sekä vanhaan akateemiseen perinteeseen liittyvistä kommervenkeista. Jotta tämä kaikki ei tuntuisi liian helpolta, on yliopistojen ohjeet piilotettu syvälle intranetin syövereihin ja ripoteltu vielä mahdollisimman hajalleen. 

Aukotonta to do-listaa tai rautalankamallia ei väitöstä varten pysty rakentamaan, sillä jokaisessa yliopistossa ja jokaisella laitoksella on omat tapansa ja tottumuksensa. Alla on esiteltynä kuitenkin mahdollisimman kattava rautalankamalli väitökseen valmistautumista helpottamaanHuom! Aikarajat ovat viitteellisiä ja perustuvat Helsingin Yliopiston aikarajoihin, sekä nopeaan Google-hakuun muiden yliopistojen käytännöistä. Älä siis luota niihin sokeasti, vaan tarkasta vielä aikarajat omasta yliopistostasi!  

1. Tarkasta, että olet ilmoittautunut läsnä olevaksi koulutusohjelmaan 

2. Kun tarvittava määrä artikkeleita on julkaistu ja ohjaajasi ovat kelpuuttaneet yhteenvetosi, on aika päättää potentiaaliset esitarkastajat. Esitarkastajien tulee olla kotitiedekunnan ja yleensä myös kotiyliopiston ulkopuolisia alan asiantuntijoita, joilla ei saa olla tieteellistä yhteistyötä tai muita siteitä sinuun tai ohjaajiisi. Akateemiselta arvoltaan esitarkastajan tulee olla vähintään dosentti tai vastaavan tieteellisen pätevyyden omaava henkilö. 

3. Esitarkastushakemukseen täytyy nimetä myös kustos (yleensä oman tiedekunnan professori), vastaväittäjä ja tiedekunnan edustaja väitöstilaisuudessa. Yleensä sekä esitarkastajien, kustoksen, että vastaväittäjän valinta on ensisijaisesti ohjaajiesi tehtävä. Myös kustoksella voi olla hyviä ideoita vastaväittäjästä. 

4. Kun edellä mainitut henkilöt on valittu ja antaneet suostumuksensa luottamustehtävään, voit jättää esitarkastushakemuksen tiedekuntaan. Huomioi, että osassa tiedekunnista esitarkastushakemus ja kirjasi käsikirjoitus arvioidaan ensin tohtoritoimikunnan/jatkokoulutustoimikunnan kokouksessa, ennen siirtymistä elimelle, joka myöntää itse esitarkastusluvan. Jos yliopistossasi toimii tällainen väitöskirjojen laatua valvova toimikunta, tulee käsikirjoitus ja hakemukset toimittaa toimikunnalle jo lähes 1kk ennen kokousta, jossa lopullinen esitarkastuslupa myönnetään. Kokousaikataulut ja viimeiset hakemusten jättöpäivät näet oman tiedekuntasi nettisivuilta. Viivettä hakemuksen jätöstä esitarkastusluvan saamiseen voi siis olla jopa 1 kuukausi (ja kesäaikaan enemmän, sillä kokoukset ovat usein 1-2 kk ajan tauolla). 

5. Esitarkastushakemukseen vaadittavat liitteet löydät oman tiedekuntasi nettisivuilta, mutta yleensä tarvitaan ainakin seuraavat:
Ehdotus esitarkastajista ja vastaväittäjästä
Vapaamuotoinen selvitys omasta osuudesta väitöskirjatutkimuksessa
Kirjoittajan julkaisuluettelo (kaikki julkaisut)
Eettisen toimikunnan ja/tai eläinkoelautakunnan lausuntojen diaarinumerot
Vapaamuotoinen selvitys osajulkaisutöiden lehtien impact faktoreista sekä selvitys kyseisten lehtien alakohtaisesta sijoituksesta ranking-listalla.
Viimeistelty käsikirjoitus osajulkaisuineen yhtenä pdf-tiedostona.
(Täytetty ja allekirjoitettu esitarkastushakemuksen tarkastuslista). Vaaditaan HY:ssa. 

6. Muista huolehtia, että sinulla on lehtien lupa jo julkaistujen artikkeleiden painamisesta kirjaasi (luvan kysyminen tapahtuu lehtien nettisivuilla). Samaten, jos käytät samoja kuvia tai taulukoita kirjassasi kuin jo julkaistuissa artikkeleissasi, tulee myös näihin saada lehdeltä erillinen lupa. 

7. Tiedekunnasta riippuen sinun tulee lähettää käsikirjoituksesi plagioinnintunnistusohjelmaan, joko ennen esitarkastushakemuksen jättämistä, tai tohtoritoimikunnan/jatkokoulutustoimikunnan puollettua esitarkastuksen käynnistämistä. Ohjelman tuottama raportti menee joko suoraan tiedekuntaan tai ohjaajillesi, käytettävästä ohjelmasta ja tiedekunnasta riippuen. Plagioinnintunnistus kestää keskimäärin noin 1 päivän. 

8. Tiedekuntaneuvosto, tai vastaava esitarkastusluvasta päättävä elin, päättää kokouksessaan esitarkastuksen aloittamisesta mahdollisen toimikunnan suositusten sekä plagioinnintunnistamislausunnon perusteella.  

9. Kun olet saanut tiedekunnalta luvan käynnistää esitarkastuksen, tulee sinun/ohjaajiesi toimittaa valmis käsikirjoitus esitarkastajille. 

10. Esitarkastajille on hyvän tavan mukaista varata 2 kuukautta aikaa huomioiden mahdolliset joulu- ja kesälomat. Kuitenkin, voit aina yrittää sopia myös nopeammasta aikataulusta. 

11. Kun esitarkastajat ovat tehneet työnsä, saat heiltä todennäköisimmin korjaus- ja muutosehdotuksia käsikirjoitukseesi. Osa muutoksista on sellaisia, jotka esitarkastaja voi vaatia korjattavaksi kirjoittaakseen puoltavan lausunnon. Suurin osa on yleensä korjausehdotuksia, joista voit keskustella myös ohjaajasi kanssa. On suotavaa tarjoutua tapaamaan/ soittamaan esitarkastajalle keskustellakseen korjauksista. Tämä on myös hyvää harjoitusta väitöstilaisuutta varten! 

12. Korjausten jälkeen esitarkastajat jättävät yhdessä tai erikseen lausunnon tiedekunnalle väittelyluvan myöntämistä varten. Koska tässä vaiheessa väitöspäivä on yleensä jo sovittu, kannattaa tarkastaa tiedekunnan kokousaikataulu ja varmistaa, että lausunnot tulee jätettyä niin, että ne ehtivät kokoukseen (yleensä noin 1 viikkoa ennen kokousta, jossa painatus- ja väittelylupa myönnetään).  

13. Tiedekuntaneuvosto, tai vastaava painatusluvasta päättävä elin, päättää kokouksessaan painatus- ja väittelyluvan myöntämisestä esitarkastajien lausuntojen perusteella. 

14. Jos et ole natiivi, on käsikirjoitus tässä vaiheessa syytä toimittaa kielentarkastukseen. Kielentarkastuspalveluita on useita ja suurin osa ovat myös laadultaan hyviä. Hinta riippuu kirjan sivumäärästä, mutta on yleensä n. 500-1000€. Myöskin työn kesto vaihtelee toimittajan mukaan 3 päivästä aina 1-2 kuukauteen. Jos aikataulusi on kiireinen, kannattaa palveluntarjoajaan olla hyvissä ajoin yhteydessä ja sopia ennakkoon, milloin käsikirjoitus on tulossa tarkastettavaksi ja milloin sen tulisi olla valmis. Tällöin palveluntarjoaja osaa varautua työhön ennakkoon. 

15. Toimita käsikirjoitus/valmis kirja vastaväittäjälle hyvissä ajoin, jotta hän ehtii tutustua työhösi. 

16. Viimeistään tässä vaiheessa hae kirjalle ISBN-numero. Tämä onnistuu sähköisesti ja numeron saaminen vie maksimissaan 1-2 viikkoa, mutta voi onnistua ruuhkista riippuen jopa 1-2 päivässä. 

17. Kun kielentarkastus on valmis, tulee käsikirjoitus seuraavaksi taittaa kirjaksi ja suunnitella kirjalle kansi. Taittoa varten löytyy yliopistojen nettisivuilta ohjeita, sekä työkaluja. Yliopistoilla on myös yleensä ohje kannen ulkoasusta. Jos haluat ulkoistaa taiton, tarjoavat painotalot tätä palvelua painatuksen lisäpalveluna. Taiton hinta vaihtelee riippuen kuvien ja taulukoiden määrästä sekä siitä, toivotko myös kuvia ja taulukoita editoitavaksi. Halvimmillaan voit saada taiton n. 300€:lla, mutta suurempi työ voi kustantaa jopa 1000€. Aikaa taitolle tulee varata ulkoistettuna vähintään 2-3 viikkoa. Myös itse toteutettuna työ vie useamman päivän.  

18. Kun taitto- ja kansi ovat valmiit, on aika laittaa kirja painoon. Painotaloja on useita ja hinnoissa voi olla suurtakin vaihtelua. Hinnat määräytyvät pääasiassa kirjan sivumäärän, kirjojen lukumäärän ja värikuvien määrän perusteella. Yliopistot tukevat painatusta yleensä sellaisella summalla, joka riittää kustantamaan yliopiston vaatiman painoslukumäärän (n. 20 kappaletta). Lisäksi on tapana tilata väitöskansiot itsellesi, vastaväittäjälle ja kustokselle. Painatusta varten aikaa tulee varata n. 2-3 viikkoa. Jos aikataulu on kiireinen, kannattaa painotaloonkin olla yhteydessä jo hyvissä ajoin ja sopia etukäteen aikataulusta.  

19. Yliopisto määrää kirjan minimipainosmäärän. Kuitenkin olisi suotavaa, että esimerkiksi väitöstilaisuuteen osallistuvat saisivat halutessaan kirjan. Myös karonkkakutsut on perinteisesti toimitettu väitöskirjan välissä. Sopiva painosmäärä riippuu siis paljolti väitöstilaisuutesi koosta, ja siitä haluatko kaikkien halukkaiden saavan kirjan.  

20. Väitöksestä tulee tiedottaa yliopistosta riippuen vähintään 2-3 viikkoa ennen väitöstä. Tiedote sisältää perustiedot väitöksestä sekä yleistajuisen tiivistelmän tutkimusaiheesta. Tiedottaminen toteutetaan sähköisen lomakkeen kautta. 

21. Väitöskirjan tulee olla verkossa/kirjana nähtävillä 10-14 pvä ennen väitöstilaisuutta. Yliopistojen painotalot yleensä huolehtivat kirjan toimittamisesta sähköisiin palveluihin, mutta ulkopuolista painotaloa käytettäessä sinun täytyy itse huolehtia tästä.  

22. Jokaisella yliopistolla on oma ohjeensa väitöskirjan jakelusta, mutta yleensä jakelu kattaa tiedekunnan kirjastot, mahdollisesti muita kirjastoja, esitarkastajat, kustoksen ja ohjaajat. Jakelu on lähtökohtaisesti sinun itsesi vastuulla, mutta osa painotaloista toimittaa kirjat kirjastoihin. 

23. Helsingin Yliopistossa väitöskirjaa tulee ”riiputtaa” päärakennuksen ilmoitustaululla 5 vuorokautta ennen väitöstä. Riiputuksesta huolehtivat päärakennuksen vahtimestarit, joita voit tarvittaessa muistuttaa riiputuksen aloittamisesta puhelimitse. 

24. Nyt on kaikki pakollinen yliopistobyrokratia hoidettu! Vaikka esitarkastukseen ja kielentarkastukseen ei laskettaisi käytettävän lainkaan aikaa, menee pelkästään byrokratian läpisaattamiseen vähintään 2,5 kuukautta.  

Pakollisen byrokratian lisäksi väitöspäivään kuuluu myös paljon akateemisia perinteitä ja muita käytännön järjestelyitä, jotka väittelijän tulisi huomioida. Alla lista siitä, mitä kaikkea muuta tulisi itse väitökseen valmistautumisen ja yliopistobyrokratian lisäksi huomioida ennen väitöstilaisuutta.

1. Päätä yhdessä ohjaajiesi, kustoksen ja vastaväittäjän kanssa väitöspäivä mieluiten heti, kun esitarkastusprosessin suunnittelu käynnistyy. Huomioiden byrokratiaan, esitarkastukseen, kielentarkastukseen ja painatukseen kuluva aikapäivä asettunee kalenterissa jonnekin 4-6 kuukauden päähän – riippuen omasta stressinsietokyvystäsi! 

2. Varaa luentosali sekä karonkkapaikka, jos aiot järjestää karonkan. 

3. Jos tarvitset karonkkaan pitopalvelun, kilpailuta pitopalvelut heti kun tiedät päivän. Väitökset ajoittuvat usein perjantaille ja lauantaille, jolloin varauksia voi olla jopa vuodeksi etukäteen. 

4. Varaa hyvissä ajoin mahdollinen valokuvaaja, meikkaaja ja kampaaja väitöspäivälle. Lisäksi jos aiot vuokrata asun, on tämä hyvä hoitaa hyvissä ajoin. Jos pukeudut vaatekaapistasi löytyviin vaatteisiin, tarkasta, että nämä ovat puhtaat ja mahtuvat päälle. 

5. Omalta laitokseltasi löytyy luultavasti opintoneuvoja tai sihteeri, jolla on ajankohtainen tieto laitoksesi väitösperinteistä. Selvitä kuka tällainen henkilö on ja ole häneen hyvissä ajoin yhteydessä. Hänen kanssaan saat luultavasti sovittua seuraavista asioista:
Väitöstä edeltävät mahdolliset tarjoilut kustokselle, vastaväittäjälle ja väittelijälle
Luentosalin järjestäminen väitöstä varten (jos laitos ei hoida, niin sovi itse vahtimestareiden kanssa)
Joillakin laitoksilla on erilliset väitösliinat: Missä liina on? Kuka toimittaa saliin väitösaamuna? 
Vesipullot ja lasit vastaväittäjän, kustoksen ja väittelijän pöydille väitökseen
Liputus väitöspäivänä (jos laitos ei hoida, niin sovi itse vahtimestareiden kanssa)
Väitössalin koristelu (kukat). Tämä jää usein väittelijän tehtäväksi.
Kahvitarjoilut väitöksen jälkeen: Hoitaako laitos vai hoidatko itse? Pitääkö tilata tietystä pitopalvelusta? Saako laitokselta tukea tarjoiluun? 

6. Varmista hoitaako laitoksesi tai yliopisto vastaväittelijän matkajärjestelyt vai hoidatko ne itse. Tiedekunta/laitos maksaa tavanomaisesti vastaväittäjän kulut tietyin reunaehdoin. 

7. Järjestä vastaväittäjälle tarvittavat kuljetukset esimerkiksi lentokentän/juna-aseman ja hotellin välillä sekä väitöspäivänä yliopistolle. Perinteisesti kustos hakee vastaväittäjän karonkkaan, jos aiot karonkan järjestää. Joissakin klinikoissa kyydityksistä huolehtii esimerkiksi seuraavaksi väittelevä henkilö, selvitä siis voitko delegoida asian eteenpäin! 

8. Osana uudempia perinteitä on viime vuosina tullut tavaksi järjestää ns. ”ice-breaking dinner”. Kyseessä on yleensä illallinen, jonka ohjaajat järjestävät vastaväittäjälle, kustokselle ja väittelijälle iltaa ennen väitöstä. Illallisella voidaan keskustella väitöksen kulusta ja käydä askelmerkkejä yhdessä läpi. Kysy ohjaajiltasi, haluavatko he tällaisen järjestää.  

9. Vanhan perinteen mukaan väittelijän tulisi lähettää vastaväittäjän puolisolle kukkia väitösaamuna, sillä vastaväittäjä on väittelijän vuoksi poissa tämän luota. Jos tämä perinne on edelleen voimissaan laitoksellasi tai muuten haluat näin toimia niin Interflora toimii hyvin ja tilauksen voi tehdä hyvissä ajoin ennakkoon!